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CDD d’un 1 an : Assistant/e de direction et chargé/e de logistique

Durée : CDD d’un an, poste situé à La Rochelle

Agence de Développement Touristique spécialisée dans le conseil et l’accompagnement des professionnels du tourisme, Charentes Tourisme a pour objectif de développer durablement la performance économique des acteurs du tourisme pour accroître l’attractivité des territoires des Charentes.

Charentes Tourisme propose à ces professionnels, mais également aux collectivités territoriales, un ensemble d’offres et de services permettant de répondre à leurs attentes : visibilité et performance numériques, exigence de qualité des clientèles, études et accompagnement stratégique…

L’association, composée de 3 établissements (Angoulême, La Rochelle, Saint-Jean d’Angély) compte 63 collaborateurs.

En lien direct avec la direction générale, le poste est rattaché à la Direction des Ressources Humaines, Administratives et Financières.

 

Diplôme : Bac +2

Expérience : 2 ans dans un poste similaire

Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée d’un an dans la perspective d’évolution vers un CDI

Durée de travail : Temps complet  35, 37 ou 39 heures par semaine donnant respectivement droit à 0, 12,5 ou 25 jours de RTT.

Lieu de travail : La Rochelle (Charente-Maritime) / Télétravail possible jusqu’à ½ journée par semaine.

Classification selon la Convention collective des Organismes de tourisme (IDCC 1909) : Employé / Echelon : 1.3 / indice 1509

Salaire brut : 1 726 € brut sur 13 mois

Poste à pourvoir : dès que possible

Entretiens de recrutement : à La Rochelle ou en visioconférence le 6 décembre 2021 après-midi.

 

CV et lettre de motivation à envoyer grâce au lien en bas de page avant le 22 novembre 2021 à l’attention de Marie-Elodie BUGEON, Directrice des Ressources Humaines, Administratives.

1/ Assistance de direction (50 %)

Les missions ci-après sont prioritairement dédiées à l’assistance du Directeur Général, puis en soutien aux membres du Comité de Direction.

  • Gestion des agendas (Présidents, Directeur général)
  • Planification de réunions (croisement agendas multi-participants), organisation des réceptions (réservation de salles, déjeuners…), préparation des dossiers
  • Rapports hebdomadaires d’activité : collecte des informations, mise en forme et diffusion
  • Vie statutaire : organisation des réunions du Bureau et du Conseil d’administration, soutien pour l’Assemblée générale
  • Secrétariat courant : gestion du courrier entrant et sortant, gestion des parapheurs, mise en forme de courriers et de notes, présentations Power point, accueil téléphonique

 

2/ Logistique (50 %)

Les missions ci-après concernent presque exclusivement le site de La Rochelle.

  • Suivi de la flotte de véhicules
  • Suivi du stock de fournitures administratives des 3 sites (commandes, réassort, distribution)
  • Suivi du matériel informatique, téléphonique et de reprographie
  • Relations avec le Conseil Départemental 17 et avec des fournisseurs extérieurs (travaux/réparations dans les locaux, envoi de colis, réception/enlèvement livraisons…)
  • Suivi du matériel de secours et des affichages obligatoires…

 

La répartition du temps de travail mentionnée ci-dessus est indicative et est susceptible de varier en fonction de l’actualité et des besoins de la Direction.

Vos compétences :

  • Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams…
  • Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe : prise de notes, rédaction et élaboration de documents, comptes rendus
  • Organisation d’événements (réunions)
  • Aptitudes à gérer les moyens généraux
  • Connaissance de l’organisation des institutions touristiques et territoriales

 

Vos qualités personnelles :

  • Attention et écoute
  • Autonomie et organisation
  • Aisance orale (gestion de la ligne téléphonique de la Direction)
  • Anticipation, gestion des priorités
  • Curiosité
  • Rigueur
  • Discrétion et diplomatie