Apidae, l’écosystème des Charentes

Apidae est une Société Coopérative d’Intérêt collectif qui développe une plateforme permettant de créer, gérer, lier et exploiter l’ensemble des données touristiques d’un territoire.

Elle réunit un essaim de producteurs de l’information (offices de tourisme, collectivités, Charentes Tourisme…) et de fournisseurs de services (agences web, éditeurs, start-up…).

En transformant cette donnée sous la forme de sites Internet, d’applications mobiles et autres solutions digitales, on peut aujourd’hui démultiplier la visibilité des acteurs touristiques.

Pour Gallic Guyot, Directeur Exécutif de Charentes Tourisme, la dimension collaborative du projet est essentielle. Elle porte le sens de la démarche et optimise les investissements.

Le collectif, c’est d’ailleurs l’ADN du réseau Apidae Tourisme. Rejoindre cette dynamique permet en outre aux partenaires des Charentes de bénéficier d’une expertise partagée à plus grande échelle.

Frédéric Blavoux, Directeur Général d’Apidae se félicite d’accueillir Les Charentes au sein du réseau qui compte aujourd’hui i 900 clients, 4000 projets, 30 000 utilisateurs et plus de 500 000 données publiées.

Vers une transformation numérique durable

Autour de l’écosystème de services Apidae, le collectif a choisi différents outils interconnectés pour construire l’environnement numérique des Charentes.

• Un système d’information touristique performant — APIDAE 
• Un module de gestion des disponibilités des hébergements (DISPOS AVIZI) en lien avec la solution ELLOHA
• Une interface de gestion de la relation clientèle — AVIZI
• Une solution d’édition de brochures numériques sur mesure — APIMILL

Interface numérique incontournable des métiers de l’accueil et de la promotion dans un office de tourisme, le Système d’Information Touristique (SIT) permet de recenser et inventorier l’offre touristique d’un territoire. Stockée sous la forme d’une base de données, l’offre des Charentes représente plus de 27 200 fiches regroupant les hébergements, restaurants, sites de visites et activités de loisirs, l’agenda des manifestations et animations.

Katy Hodikian, Data Manager – Coordinatrice APIDAE à Charentes Tourisme, accompagne l’ensemble des partenaires dans la structuration de la donnée touristique, sa qualification, et veille à l’optimisation de sa valorisation sur les différents canaux digitaux (widgets, sites web, plateformes en open data…).

Pour l’office de tourisme de Marennes-Oléron, le jeu en valait la chandelle : « Nous avons mis à profit la période de confinement pour requalifier de fond en comble la base de données, sans recourir à une passerelle automatisée. Toutes les fiches du territoire ont été ressaisies et actualisées par nos équipes ».

Grâce au nouvel écosystème des Charentes, les hébergeurs qui disposent d’une solution de vente en lignegagnent en visibilité pour commercialiser en direct. « Les internautes ont maintenant compris que le tarif d’une chambre d’hôtel sera plus intéressant depuis le site de l’office de tourisme que sur Booking. Ici, pas d’intermédiaire ! », ajoute ce dernier.

Les disponibilités des hébergements
en temps réel

Elloha

L’écosystème des Charentes intègre en parallèle un module de disponibilités indicatives des hébergements DISPOS AVIZI. Celui-ci est automatiquement mis à jour en récupérant les données de la solution de commercialisation Elloha.

« Les hébergeurs qui n’ont pas encore franchi le pas de la vente directe peuvent synchroniser un calendrier issu d’une plateforme de type Booking, AirBnb, Abritel ou Cybevasion », précise Katy.

Une interface dédiée pour gérer
les relations avec sa clientèle

Avizi

Pour pouvoir traiter et analyser les demandes des clients ou prospects, une interface de gestion des relations avec la clientèle (GRC) vient enrichir cet écosystème numérique.

Cette solution de GRC permet à chaque office de tourisme de répondre aux demandes à l’accueil, mais aussi par Tel, par mail, aux demandes provenant des sites web, avec des documents professionnels et de qualité. Des statistiques sont aussi réalisées pour suivre l’évolution de la fréquentation des clientèles françaises et étrangères. Un module marketing permet de générer également des newsletter avec un outil de reporting.

Un éditeur performant de brochures
numériques à la demande

Apimill

Cet écosystème intègre pour les offices de tourisme, un éditeur de brochures numériques personnalisées.

Ainsi, un conseiller en séjour qui souhaite éditer un agenda des manifestations, ou encore une liste de restaurants proposant la vente à emporter, pourra facilement créer un support numérique imprimable avec un design séduisant. Les brochures sont ainsi téléchargeables sur les sites internet. Le module offre aussi les «Carnets de voyages» à proposer pour les internautes.

Des mises à jour qualifiées
et automatisées

Dahub

A ce jour 11 offices de tourisme des Charentes sont équipés du dispositif (soumis à un abonnement annuel) qui leur permet d’envoyer de manière très simple et rapide des formulaires de mises à jour en ligne à leurs prestataires (via un email personnalisé qui propose une URL pour accéder au questionnaire pré-rempli). Grâce à cette gestion automatisée, les données sont ensuite mieux qualifiées.

Du point de vue des partenaires offices de tourisme, c’est une solution qui permet un gain de temps et d’efficacité en agissant de manière plus ciblée et stratégique.

Pour le prestataire, l’approche est également très fluide. Grâce au lien qui leur parvient par mail, ils peuvent traiter la demande de mise à jour en 3 clics.

Le point fort de l’outil : il fournit des suggestions de contenus au prestataire (comme des photos, tarifs, périodes d’ouverture) qui sont récoltés depuis d’autres plateformes comme Google, Facebook, Tripadvisor …, permettant ainsi une meilleure agrégation des données, et une harmonie de celles-ci.