Le service Administratif

Carole, la « cheffe opératrice » qui met en lumière les équipes

Carole Viale apprécie avant tout la dimension humaine de son métier et cette place de « fil rouge » qui lui permet d’accompagner la vie de Charentes Tourisme au quotidien. Elle suit les évolutions de l’agence, accueille les nouveaux arrivants et contribue aux liens qui se tissent au fil du temps au sein de la structure. Elle assure également, avec rigueur et discrétion, le suivi des conventions de partenariat et des marchés publics. Derrière la rigueur nécessaire à ses missions administratives, elle aime surtout se sentir utile et disponible pour les équipes et contribuer, discrètement mais concrètement, à la bonne marche du collectif.

Charlotte, la « scripte » indispensable au bon déroulement des opérations

Charlotte Barrière aime faciliter la vie et le quotidien des collaborateurs et veiller au bon fonctionnement des outils et des services qui les accompagnent. Rigoureuse et organisée, elle assure le suivi précis de chacun, de ses dossiers, mais aussi de toute une logistique indispensable à la vie de l’association : le suivi et les entretiens de la flotte de véhicules, des locaux et des différents équipements. Autant de missions souvent discrètes, mais essentielles pour que chacun puisse disposer d’un environnement de travail agréable, fonctionnel avec des moyens toujours opérationnels. Une exigence professionnelle qui s’appuie sur sa rigueur, son sens de l’organisation et son souci du détail.

De l’arrivée d’un nouveau collaborateur et jusqu’à son départ, le service Administratif de Charentes Tourisme est présent à chaque étape de la vie professionnelle des salariés.

Préparation des contrats, démarches administratives, suivi des congés et absences, paie, formation, protection sociale… Carole et Charlotte veillent au bon déroulement de ces différentes étapes et restent disponibles pour répondre aux questions des collaborateurs.

En partenariat avec le Service Inclusion, Diversité et Qualité de Vie au Travail, le service administration joue également un rôle prépondérant dans le process de recrutement et l’intégration des nouveaux arrivants, ainsi que dans le suivi de la formation.

Le service Administratif travaille avec l’ensemble des équipes de Charentes Tourisme.

Collaborateurs, managers, cabinet comptable, organismes sociaux, prestataires, fournisseurs, collectivités ou partenaires institutionnels : les interlocuteurs sont nombreux et les sujets très variés.

Cette position transversale en fait un véritable service support, au sens le plus concret du terme : être là pour accompagner, faciliter, sécuriser et trouver des solutions.

Et finalement, c’est peut-être cela, le rôle du service Administratif…

Faire en sorte que les contrats soient prêts, que les collaborateurs soient accompagnés, que les factures soient validées, que les dossiers avancent, que les outils fonctionnent et que les démarches soient réalisées dans les temps.

Des missions parfois très différentes, mais qui ont toutes un point commun : permettre à chacun, au sein de la C-Team, de se consacrer pleinement à son métier.

Un service discret, polyvalent et transversal…Un binôme complémentaire, avec un même maître mot : l’accompagnement.